Экспресс-курс по созданию и организации деятельности фирмы

"Экспресс-курс по созданию и организации деятельности фирмы" - это руководство для тех, кто хочет начать свое собственное дело. Какие учредительные документы понадобятся при открытии нового предприятия, как составить бизнес-план, как правильно организовать работу с персоналом, каким образом проводить рекламу продукции? На эти и многие другие вопросы смогут получить ответы читатели этой замечательной книги. Данная работа может быть полезна как для практиков, так и для студентов, обучающихся по дисциплинам экономического или управленческого профилей, так как она позволяет понять внутреннюю логику функционирования фирмы, цели, задачи, бизнес-процессы, коммуникации, увидеть реальные документы, необходимые для работы.

Глава 4

ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ФИРМЫ

4.1. Работа с документами

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документальной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

Документооборот - это коммуникационный процесс движения документов, который может воплощаться как в материализованной форме, так и с помощью сетей ЭВМ (например, с помощью электронной почты). Он предусматривает:

отправку документа;

движение документа;

получение документа;

обратную связь с получателем документа.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1.Обработка документов, поступающих в организацию.

2.Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

3.Рациональное движение документов внутри организации.

К работе с документами относятся:

прием документов;

отправка документов;

первичная обработка документов;

распределение;

регистрация;

контроль;

формирование дел;

подготовка и передача дел в архив.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, внутренние документы и отправляемые (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Обработка поступающих документов.

Поступившие документы проходят следующие этапы. Их прием и обработка осуществляется в канцелярии предприятия старшим делопроизводителем или секретарем-референтом.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением с пометкой "лично", "конфиденциально", "срочно" и писем от финансово-инвестиционных учреждений. Затем проверяется правильность адресования вложенных в конверт документов, наличие приложений к ним. Конверты, как правило, уничтожают.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью их распределения на регистрируемые и нерегистрируемые.

На регистрируемых документах, кроме приложений, каталогов, проспектов, буклетов, проставляется реквизит "отметка о поступлении".

Секретарь-референт фильтрует документы, складывая одну часть в папку "Для докладов", а другую часть передает в структурные подразделения или сразу исполнителям, предварительно поставив в правом верхнем углу первого листа шифр структурного подразделения.

К документам, прибывшим повторно, в папку "Для докладов" вкладываются первичные запросы и подбираются дополнительные материалы, относящиеся к данному документу.

Затем проводится регистрация документа, т. е. присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей краткой записью данных о нем в журнале или в памяти ПЭВМ. Регистрация проводится как централизованно, так и децентрализованно (по отделам).

Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению и установить сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ в нужном количестве экземпляров и передает копии исполнителям.

Когда работа над документом исполнителем завершена (составлен отчетный документ, выполнено конкретное задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией передается секретарю-референту для подшивки в дело.

Обработка отправляемых документов.

Отправляемые документы проходят этапы:

составление проекта документа;

согласование проекта документа;

проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

подписание документа руководителем;

регистрация документа;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Исходящие документы оформляются в 2 экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Руководителем предприятия должны подписываться также два экземпляра. Исходящие документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов".

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день конвертируются и отправляются. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с перепиской.

Особенностью анализа документопотоков является включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов.

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов. С помощью оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов

Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принимаемого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы.

На основе построения документограмм определяется количество документов в структурном подразделении организации, состав исполнителей, порядок движения документов, трудоемкость их обработки.

Работа с документами входит в обязанности секретаря?референта. Рассмотрим его работу подробнее.

4.2. Секретарь-референт

Оснащение рабочего места секретаря.

Оргтехника:

1.Стол с тумбой1 шт.

2. Стул поворотный 2 шт.

3. Шкаф для документов1 шт.

4. Сейф1 шт.

5. Персональный компьютер1 шт.

6. Принтер1 шт.

7. Модем внутренний1 шт.

8. Телефон2 шт.

9. Факс1 шт.

10.Копировальный аппарат1 шт.

Программное обеспечение:

1.WORD for WINDOWS - редактор для составления документов.

2.Электронные таблицы - для создания БД по учету, регистрации, контролю исполнения, выполнения необходимых расчетов и вывода данных в виде отчетов, справок, таблиц.

3.СУБД (системы управления базами данных).

4.Локальные и глобальные вычислительные сети (ЛВС, ГВС).

5.Электронная почта на базе ЛВС, ГВС.

Задачи секретаря.

Основной задачей секретаря-референта руководителя предприятия является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности руководителя и предприятия.

Общие задачи:

четко определить состав видов и разновидности документов, достаточных для деятельности предприятия;

упорядочить практику применения этих документов внутри предприятия;

унифицировать формуляр и структуру текста документов;

трафаретизировать тексты;

оптимизировать язык и стиль служебных документов;

руководить входящими, внутренними и исходящими документопотоками;

управлять системой распорядительной деятельности предприятия;

рецензировать письменные ответы на поступившие запросы;

готовить проекты протоколов заседаний Совета Директоров и приказов по основной деятельности;

готовить справки и иной информационный материал к докладам, совещаниям, заседаниям;

анализировать поступающую почту и распределять ее по отделам;

ежедневно представлять общую сводку руководителю и документы, требующие визирования;

разгрузить руководителя от рутинной работы;

осуществлять в интересах руководства и предприятия сбор информации от любых источников;

определить перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством;

определить перечень документов, не требующих регистрации;

определить учетные формы документации на предприятии;

осуществлять оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами;

вести протоколы переговоров;

готовить документы, относимые к международной классификации, в том числе знать рабочий для предприятия иностранный язык.

В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

своей должностной инструкцией;

законодательными актами РФ;

Уставом предприятия;

Положением о функциональных службах предприятия;

приказами (указаниями) руководства предприятия;

нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.

Секретарь-референт должен:

обеспечивать эффективную работу руководителю (фирмы);

оказывать помощь в планировании рабочего дня;

организовывать рабочее место руководителя;

вести сроковый контроль за поручениями руководства;

организовывать информационное обслуживание руководителя (фирмы);

организовывать прием посетителей и вести его;

организовывать и обеспечивать работу совещания;

осуществлять оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс);

составлять и оформлять документы с помощью любых средств оргтехники;

пользоваться модемной связью;

использовать копировальную технику в оперативном размножении документов;

обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (по факсу);

вести архив;

выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

осуществлять отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;

контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

контролировать качество подготовки, правильность составления и согласования документов, представляемых на подпись руководству;

готовить проекты договоров, докладов;

осуществлять редактирование отчетов, решений, приказов и иных организационно-распорядительных и управленческих документов;

работать с документами, имеющими гриф "КГ" или "Конфиденциально";

визировать документы управленческой деятельности в рамках своих полномочий и компетенции.

4.3. Делопроизводство

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Делопроизводство включает в себя:

1.Сбор информации (документов);

2.Документооборот;

3.Документирование;

4.Хранение и сопровождение информации (документов);

5.Корректировку информации (документов).

К делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности учреждения. Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД).

Входящие в эту систему документы условно делятся на три группы:

1.Организационные (положения, уставы, правила и т. д.);

2.Распорядительные (постановления, приказы и т. д.);

3.Справочно-информационные (письма, докладные записки, протоколы).

Организационные формы делопроизводства

Организация делопроизводства в учреждениях определяется инструкциями по елопроизводству. Инструкции по делопроизводству являются нормативным документом.

Делопроизводство в учреждениях организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.

По объему документооборота учреждения делятся на категории:

1 категория - свыше 100 тыс. документов в год;

2 категория - от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

3 категория - от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

4 категория - до 10 тыс. документов в год.

В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота система делопроизводства может быть централизованной и смешанной.

Ведение документации отдела кадров

В процессе деятельности предприятия откладываются документы, характеризующие правовую, служебную деятельность сотрудников своего предприятия.

Личные дела, карточки учета личного состава, трудовые книжки, приказы по личному составу, заявления - эти документы входят в группу документов по личному составу.

Приказы по личному составу секретарь-референт должен составлять отдельно, потому что в приказах по личному составу отсутствует констатирующая часть, а постановляющая часть обязательно делится на пункты.

Каждый пункт приказа начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, освободить и т. д. Затем с нумерационного абзаца указываются фамилия, имя, отчество лица, о котором издается приказ, его должность, структурная часть, куда назначается. Затем дается основание.

Приказы по личному составу должны формироваться отдельно от других приказов, иметь валовую нумерацию (с 1), при этом к номерам должен добавляться буквенный индекс: 142-лс.

Секретарь-референт также должен вести личные дела сотрудников, если на данном предприятии отсутствует кадровый орган.

Личные дела ведутся на всех сотрудников предприятия. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

заявление о приеме на работу;

направление или представление;

анкета, автобиография, документы об образовании;

выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнение к личному делу по учету поощрений;

характеристика и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние в день подписания.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы по основной деятельности, приказы по личному составу и протоколы.

Каждое учреждение должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации. В перечень нерегистрируемых документов включаются: поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, информация "для сведения", бухгалтерские документы первичного учета (они регистрируются в бухгалтерии), наряды, заявки и разнарядки.

Индексация документов. Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление порядковых номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения.

Индекс входящего, исходящего документа состоит из индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа. Например: регистрационный номер 1-4/231 включает:

1 - индекс структурного подразделения;

4 - индекс по номенклатуре дел;

231 - порядковый номер исходящего документа.

Форма регистрации документов. Документы регистрируются на карточках или в журналах. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка. Карточная форма регистрации позволяет применить принцип однократности регистрации.

Календарная шкала карточки должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа: на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ.

Организация контроля за исполнением документов

В каждом учреждении на основе примерного перечня определяются категории документов, исполнение которых подлежит контролю.

В учреждениях, в которых сохраняется журнальная форма регистрации документов, контроль исполнения осуществляется по специальным контрольным карточкам или по журналам регистрации. В последнем случае к регистрационному номеру документа прибавляется знак -"К" или отметка "Контроль" контрастного цвета. Сроки исполнения отдельных документов устанавливаются руководителем учреждения.

На предложения, заявления и жалобы граждан заводится самостоятельная картотека. При журнальной форме регистрации документов ведется отдельный журнал регистрации или раздел в общем журнале регистрации. После исполнения документа кодируется дата и результат исполнения, на карточках писем граждан кодируется один из результатов: удовлетворительно, разъяснено, отказано.

Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается, как правило, на секретаря-референта.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются для определенных массовых категорий документов, подлежащих контролю, в соответствии с законодательством. В остальных случаях сроки исполнения, как правило, не должны превышать 10 дней. Более длительный срок может быть установлен для документов, сложных по характеру исполнения.

Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его в учреждение.

Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль. После исполнения документы снимаются с контроля.

Снять документ с контроля может только лицо, поставившее его на контроль. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в журнал.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителями учреждений.

Индивидуальные сроки фиксируются резолюцией руководителя.

Составление и оформление распорядительной документации

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.

По содержанию приказы делятся на два вида:

приказы по вопросам общей деятельности;

приказы по личному составу.

Приказы по общим вопросам могут издаваться в качестве инициативных и "во исполнение".

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цель и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. В распорядительной части должна быть повелительная форма изложения, а сам приказ начинаться словами "ПРИКАЗЫВАЮ". Распорядительная часть может делиться на пункты. В последнем пункте распорядительной части указывают лиц, на которых возлагают контроль за исполнением приказа.

Приказы подписывает руководитель учреждения.

Составление и оформление справочно-информационной документации

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки могут быть внутренними и внешними.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и проводится их анализ, во второй - делаются выводы и предложения.

Служебная справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справка должна составляться по указанию вышестоящего органа или должностного лица и содержать запрашиваемую им информацию.

Если справка содержит несколько вопросов, то текст разделяют на разделы, число которых определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст справки допускается оформлять таблицей.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. В зависимости от назначения акты могут быть различных видов: акты приемосдаточные, экспертизы, о несчастных случаях и др.

Акт составляется коллегионально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта строится по схеме:

основание;

составлен комиссией в составе;

присутствовали.

Состав комиссии утверждается распорядительным документом.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты. В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров акта и о месте их нахождения. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. Дата должна соответствовать дню актируемого факта или события.

Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких либо отношений и регулирующий эти отношения. Договоры бывают самых разнообразных видов: договор поставки, аренды помещений, подряда, на комиссионную продажу сельхозпродуктов, международные договора.

Типовой договор имеет следующий формуляр.

1.Наименование ведомства.

2.Наименование учреждения.

3.Наименование вида документа ("ДОГОВОР").

4.Дата.

5.Индекс.

6.Место составления или издания.

7.Заголовок к тексту.

8.Вводная часть.

9.Предмет договора.

10.Характеристика качества и комплектность продукции.

11.Требования, предъявляемые к таре и упаковке.

12.Указание цен на продукцию.

13.Сроки и порядок отгрузки продукции.

14.Указание на имущественную ответственность за неисполнение обязательств поставщиком или потребителем.

15.Изложение порядка рассмотрения споров.

16.Общий срок действия договора.

17.Общая сумма договора.

18.Юридические адреса сторон.

19.Подписи и печати сторон.

Разделы договора могут оформляться центровано или начинаться с красной строки. Международные договора оформляются на двух языках

Предисловие5
Введение7
Глава 1. Структура фирмы 12: 1.1. Введение12; 1.2. Типы и структуры предприятий15
Глава 2. Информационные потоки фирмы 33: 2.1. Введение33; 2.2.Автоматизированные методы управления33; 2.3.Новые информационные технологии управления38
Глава 3. Материальные потоки фирмы 46: 3.1. Виды материальных потоков46; 3.2.Прогнозирование материальных потоков47; 3.3. Планирование48
Глава 4. Документооборот и делопроизводство фирмы 51: 4.1. Работа с документами51; 4.2. Секретарь-референт56; 4.3. Делопроизводство59; 4.4. Некоторые образцы планов и документов, широко используемые в делопроизводстве65
Глава 5. Основы менеджмента 79: 5.1.Введение79; 5.2.Основные понятия и эволюция менеджмента81; 5.3.Методы воздействия и управления в организации135
Глава 6. Подготовка учредительных документов, регистрация и подготовка к деятельности 153: 6.1. Подготовка учредительных документов153; 6.2.Формы основных документов для открытия предприятия159
Глава 7. Разработка бизнес-планов 198: 7.1.Основа бизнес-планирования - имитационное моделирование198; 7.2.Последовательность действий200; 7.3.Инвестиционные и операционные планы развития предприятия204; 7.4. Финансирование проекта209; 7.5. Распределение прибыли214; 7.6. Результаты расчета проекта215; 7.7. Баланс216; 7.8. Результаты анализа бизнес-проекта218
Глава 8. Работа с персоналом 234: 8.1. Введение234; 8.2. Рабочие процессы235; 8.3. Документы для работы с персоналом251
Глава 9. Содержание рабочих процессов 265: 9.1. Введение265; 9.2. Основные рабочие процессы266; 9.3. Вспомогательные рабочие процессы277
Глава 10. Управление продажами: рабочие процессы (отдел маркетинга/продажи и рекламы) 282: 10.1.Введение282; 10.2.Цели и задачи отдела продажи и рекламы283; 10.3.Рабочие процессы284; 10.4.Процесс ценообразования285; 10.5.Исполнение заказов288; 10.6.Рекламная работа 291; 10.7.Формы документов292
Глава 11. Управление закупками: рабочие процессы (отдел закупок) 305: 11.1. Введение305; 11.2. Рабочие процессы306; 11.3. Организация закупок320
Глава 12. Складирование 345: 12.1.Управление запасами: рабочие процессы345; 12.2. Хранение348; 12.4. Грузовые перевозки и связь355; 12.5. Примеры основных документов, необходимых для реализаци и процесса управления запасами и складирования357
Глава 13. Управление производством: рабочие процессы (производственный отдел) 367: 13.1. Основные задачи367; 13.2. Описание рабочих процессов369; 13.3. Организация выполнения заказов (контрактов)378; 13.4. Организация вспомогательного производства381; 13.5. Организация технического обеспечения и текущего ремонта оборудования382; 13.6. Документация производственного отдела385; 13.7. Основные формы документов, необходимых для организации производственной деятельности387