Экспресс-курс по созданию и организации деятельности фирмы
"Экспресс-курс по созданию и организации деятельности фирмы" - это руководство для тех,
кто хочет начать свое собственное дело. Какие учредительные документы понадобятся
при открытии нового предприятия, как составить бизнес-план, как правильно организовать
работу с персоналом, каким образом проводить рекламу продукции? На эти и многие другие
вопросы смогут получить ответы читатели этой замечательной книги.
Данная работа может быть полезна как для практиков, так и для студентов, обучающихся
по дисциплинам экономического
или управленческого профилей, так как она позволяет понять внутреннюю логику функционирования
фирмы, цели, задачи, бизнес-процессы, коммуникации, увидеть реальные документы, необходимые для работы.
Глава 4ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ФИРМЫ4.1. Работа с документамиУстановление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документальной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Документооборот - это коммуникационный процесс движения документов, который может воплощаться как в материализованной форме, так и с помощью сетей ЭВМ (например, с помощью электронной почты). Он предусматривает: Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы: К работе с документами относятся: В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, внутренние документы и отправляемые (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. Обработка поступающих документов.Поступившие документы проходят следующие этапы. Их прием и обработка осуществляется в канцелярии предприятия старшим делопроизводителем или секретарем-референтом. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением с пометкой "лично", "конфиденциально", "срочно" и писем от финансово-инвестиционных учреждений. Затем проверяется правильность адресования вложенных в конверт документов, наличие приложений к ним. Конверты, как правило, уничтожают. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью их распределения на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах, кроме приложений, каталогов, проспектов, буклетов, проставляется реквизит "отметка о поступлении". Секретарь-референт фильтрует документы, складывая одну часть в папку "Для докладов", а другую часть передает в структурные подразделения или сразу исполнителям, предварительно поставив в правом верхнем углу первого листа шифр структурного подразделения. К документам, прибывшим повторно, в папку "Для докладов" вкладываются первичные запросы и подбираются дополнительные материалы, относящиеся к данному документу. Затем проводится регистрация документа, т. е. присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей краткой записью данных о нем в журнале или в памяти ПЭВМ. Регистрация проводится как централизованно, так и децентрализованно (по отделам). Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению и установить сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ в нужном количестве экземпляров и передает копии исполнителям. Когда работа над документом исполнителем завершена (составлен отчетный документ, выполнено конкретное задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией передается секретарю-референту для подшивки в дело. Обработка отправляемых документов.Отправляемые документы проходят этапы: Исходящие документы оформляются в 2 экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Руководителем предприятия должны подписываться также два экземпляра. Исходящие документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день конвертируются и отправляются. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с перепиской. Особенностью анализа документопотоков является включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов. Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов. С помощью оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принимаемого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы. На основе построения документограмм определяется количество документов в структурном подразделении организации, состав исполнителей, порядок движения документов, трудоемкость их обработки. Работа с документами входит в обязанности секретаря?референта. Рассмотрим его работу подробнее. 4.2. Секретарь-референтОснащение рабочего места секретаря. Оргтехника: Программное обеспечение: Задачи секретаря.Основной задачей секретаря-референта руководителя предприятия является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности руководителя и предприятия. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: Секретарь-референт должен: 4.3. ДелопроизводствоПод делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Делопроизводство включает в себя: К делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности учреждения. Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы условно делятся на три группы: Организационные формы делопроизводстваОрганизация делопроизводства в учреждениях определяется инструкциями по елопроизводству. Инструкции по делопроизводству являются нормативным документом. Делопроизводство в учреждениях организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности. По объему документооборота учреждения делятся на категории: В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота система делопроизводства может быть централизованной и смешанной. Ведение документации отдела кадровВ процессе деятельности предприятия откладываются документы, характеризующие правовую, служебную деятельность сотрудников своего предприятия. Личные дела, карточки учета личного состава, трудовые книжки, приказы по личному составу, заявления - эти документы входят в группу документов по личному составу. Приказы по личному составу секретарь-референт должен составлять отдельно, потому что в приказах по личному составу отсутствует констатирующая часть, а постановляющая часть обязательно делится на пункты. Каждый пункт приказа начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, освободить и т. д. Затем с нумерационного абзаца указываются фамилия, имя, отчество лица, о котором издается приказ, его должность, структурная часть, куда назначается. Затем дается основание. Приказы по личному составу должны формироваться отдельно от других приказов, иметь валовую нумерацию (с 1), при этом к номерам должен добавляться буквенный индекс: 142-лс. Секретарь-референт также должен вести личные дела сотрудников, если на данном предприятии отсутствует кадровый орган. Личные дела ведутся на всех сотрудников предприятия. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: Регистрация и контроль исполнения документовРегистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние в день подписания. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы по основной деятельности, приказы по личному составу и протоколы. Каждое учреждение должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации. В перечень нерегистрируемых документов включаются: поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, информация "для сведения", бухгалтерские документы первичного учета (они регистрируются в бухгалтерии), наряды, заявки и разнарядки. Индексация документов. Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление порядковых номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения. Индекс входящего, исходящего документа состоит из индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа. Например: регистрационный номер 1-4/231 включает: Форма регистрации документов. Документы регистрируются на карточках или в журналах. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка. Карточная форма регистрации позволяет применить принцип однократности регистрации. Календарная шкала карточки должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа: на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. Организация контроля за исполнением документовВ каждом учреждении на основе примерного перечня определяются категории документов, исполнение которых подлежит контролю. В учреждениях, в которых сохраняется журнальная форма регистрации документов, контроль исполнения осуществляется по специальным контрольным карточкам или по журналам регистрации. В последнем случае к регистрационному номеру документа прибавляется знак -"К" или отметка "Контроль" контрастного цвета. Сроки исполнения отдельных документов устанавливаются руководителем учреждения. На предложения, заявления и жалобы граждан заводится самостоятельная картотека. При журнальной форме регистрации документов ведется отдельный журнал регистрации или раздел в общем журнале регистрации. После исполнения документа кодируется дата и результат исполнения, на карточках писем граждан кодируется один из результатов: удовлетворительно, разъяснено, отказано. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается, как правило, на секретаря-референта. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются для определенных массовых категорий документов, подлежащих контролю, в соответствии с законодательством. В остальных случаях сроки исполнения, как правило, не должны превышать 10 дней. Более длительный срок может быть установлен для документов, сложных по характеру исполнения. Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его в учреждение. Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только лицо, поставившее его на контроль. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в журнал. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителями учреждений. Индивидуальные сроки фиксируются резолюцией руководителя. Составление и оформление распорядительной документацииПриказ - правовой акт, издаваемый руководителем на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием. По содержанию приказы делятся на два вида: Приказы по общим вопросам могут издаваться в качестве инициативных и "во исполнение". Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цель и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. В распорядительной части должна быть повелительная форма изложения, а сам приказ начинаться словами "ПРИКАЗЫВАЮ". Распорядительная часть может делиться на пункты. В последнем пункте распорядительной части указывают лиц, на которых возлагают контроль за исполнением приказа. Приказы подписывает руководитель учреждения. Составление и оформление справочно-информационной документацииДокладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки могут быть внутренними и внешними. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и проводится их анализ, во второй - делаются выводы и предложения. Служебная справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справка должна составляться по указанию вышестоящего органа или должностного лица и содержать запрашиваемую им информацию. Если справка содержит несколько вопросов, то текст разделяют на разделы, число которых определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст справки допускается оформлять таблицей. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. В зависимости от назначения акты могут быть различных видов: акты приемосдаточные, экспертизы, о несчастных случаях и др. Акт составляется коллегионально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть акта строится по схеме: Состав комиссии утверждается распорядительным документом. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты. В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров акта и о месте их нахождения. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. Дата должна соответствовать дню актируемого факта или события. Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких либо отношений и регулирующий эти отношения. Договоры бывают самых разнообразных видов: договор поставки, аренды помещений, подряда, на комиссионную продажу сельхозпродуктов, международные договора. Типовой договор имеет следующий формуляр. Разделы договора могут оформляться центровано или начинаться с красной строки. Международные договора оформляются на двух языках |
![]() |
- Предисловие5
- Введение7
- Глава 1. Структура фирмы 12
- Введение7
- 1.1. Введение12
- 1.2. Типы и структуры предприятий15
- Глава 2. Информационные потоки фирмы 33
- 2.1. Введение33
- 2.2.Автоматизированные методы управления33
- 2.3.Новые информационные технологии управления38
- 2.2.Автоматизированные методы управления33
- Глава 3. Материальные потоки фирмы 46
- 3.1. Виды материальных потоков46
- 3.2.Прогнозирование материальных потоков47
- 3.3. Планирование48
- 3.2.Прогнозирование материальных потоков47
- Глава 4. Документооборот и делопроизводство фирмы 51
- 4.1. Работа с документами51
- 4.2. Секретарь-референт56
- 4.3. Делопроизводство59
- 4.4. Некоторые образцы планов и документов, широко используемые в делопроизводстве65
- 4.2. Секретарь-референт56
- Глава 5. Основы менеджмента 79
- 5.1.Введение79
- 5.2.Основные понятия и эволюция менеджмента81
- 5.3.Методы воздействия и управления в организации135
- 5.2.Основные понятия и эволюция менеджмента81
- Глава 6. Подготовка учредительных документов, регистрация и подготовка к деятельности 153
- 6.1. Подготовка учредительных документов153
- 6.2.Формы основных документов для открытия предприятия159
- Глава 7. Разработка бизнес-планов 198
- 7.1.Основа бизнес-планирования - имитационное моделирование198
- 7.2.Последовательность действий200
- 7.3.Инвестиционные и операционные планы развития предприятия204
- 7.4. Финансирование проекта209
- 7.5. Распределение прибыли214
- 7.6. Результаты расчета проекта215
- 7.7. Баланс216
- 7.8. Результаты анализа бизнес-проекта218
- 7.2.Последовательность действий200
- Глава 8. Работа с персоналом 234
- 8.1. Введение234
- 8.2. Рабочие процессы235
- 8.3. Документы для работы с персоналом251
- 8.2. Рабочие процессы235
- Глава 9. Содержание рабочих процессов 265
- 9.1. Введение265
- 9.2. Основные рабочие процессы266
- 9.3. Вспомогательные рабочие процессы277
- 9.2. Основные рабочие процессы266
- Глава 10. Управление продажами: рабочие процессы (отдел маркетинга/продажи и рекламы) 282
- 10.1.Введение282
- 10.2.Цели и задачи отдела продажи и рекламы283
- 10.3.Рабочие процессы284
- 10.4.Процесс ценообразования285
- 10.5.Исполнение заказов288
- 10.6.Рекламная работа 291
- 10.7.Формы документов292
- 10.2.Цели и задачи отдела продажи и рекламы283
- Глава 11. Управление закупками: рабочие процессы (отдел закупок) 305
- 11.1. Введение305
- 11.2. Рабочие процессы306
- 11.3. Организация закупок320
- 11.2. Рабочие процессы306
- Глава 12. Складирование 345
- 12.1.Управление запасами: рабочие процессы345
- 12.2. Хранение348
- 12.4. Грузовые перевозки и связь355
- 12.5. Примеры основных документов, необходимых для реализаци и процесса управления запасами и складирования357
- 12.2. Хранение348
- Глава 13. Управление производством: рабочие процессы (производственный отдел) 367
- 13.1. Основные задачи367
- 13.2. Описание рабочих процессов369
- 13.3. Организация выполнения заказов (контрактов)378
- 13.4. Организация вспомогательного производства381
- 13.5. Организация технического обеспечения и текущего ремонта оборудования382
- 13.6. Документация производственного отдела385
- 13.7. Основные формы документов, необходимых для организации производственной деятельности387
- 13.2. Описание рабочих процессов369
См. также: